Per ottenere la certificazione, l'organizzazione deve documentare il proprio sistema di gestione per la qualità. Il requisito 4.2 "Requisiti relativi alla documentazione" della norma UNI EN ISO 9001:2000, richiede espressamente i seguenti documenti:
- la politica per la qualità;
- il manuale della qualità;
- le procedure;
- altri documenti necessari a pianificare e gestire i processi.
La politica per la qualità, come si vedrà nella terza parte è un documento redatto dall'alta direzione, che deve contenere degli obiettivi misurabili per la qualità e che può essere redatto a sé stante o contenuto nel manuale della qualità.
Questo ultimo, invece, è un unico documento che deve dare l'idea, specialmente all'esterno (clienti, fornitori, etc.) di cosa è stato fatto per avere la conformità ai requisiti ISO 9001:2000.
Essendo la norma suddivisa in 8 paragrafi più uno introduttivo, si consiglia di suddividere il manuale della qualità per l'appunto in 9 capitoli, ognuno dei quali con un titolo di uno degli 8+1 paragrafi della norma. Il manuale può così ricalcare fedelmente la norma e in ogni paragrafo si descrive cosa si è fatto per la conformità. Scaricando dal nostro sito un manuale della qualità di uno dei nostri clienti certificati, potrete toccare con mano cosa significhi manuale. 
Il manuale deve contenere:
- la politica per la qualità (magari lasciando fuori gli obiettivi);
- la mappa dei processi vista nella prima parte;
- lo scopo e campo di applicazione del sistema (per quali prodotti/servizi, su quali stabilimenti, siti, uffici, etc.);
- le eventuali esclusioni all'interno del solo paragrafo 7 "Realizzazione del prodotto", con giustificazione. Un esempio classico è l'esclusione del paragrafo 7.3 "Progettazione e sviluppo", giustificandolo che le specifiche prodotto/servizio, sono progettate dal cliente o che le attività si basano su principi noti e/o normati;
- contenere o richiamare le procedure.      

L'ultimo punto delle procedure è importante. L'organizzazione deve redigere anche delle procedure. La norma in questo senso lascia campo libero: si possono scrivere tutte le procedure che si vogliono seguendo il principio molto elementare che "la procedura deve essere scritta qualora la sua assenza pregiudichi il raggiungimento dell'efficacia di un processo". In questo senso è praticamente impossibile che un'organizzazione che progetta impianti di automazione non rediga una procedura di progettazione impianti; troppo importante per la gestione dello specifico processo. Invece un'organizzazione che gestisce un processo di "call center" può anche non fare una procedura allo scopo, perché tali attività sono legate più che altro all'addestramento e alle caratteristiche personali degli operatori (importante diventa quindi la procedura di addestramento e formazione).
La norma, però, obbliga ad avere 6 procedure:
- tenuta sotto controllo dei documenti;
- tenuta sotto controllo delle registrazioni;
- visite ispettive interne;
- tenuta sotto controllo dei prodotti non conformi;
- azioni correttive;
- azioni preventive.
Sono 6 procedure che si possono ovviamente accorpare, ad esempio molte organizzazioni redigono un'unica procedura per le azioni correttive/preventive. L'importante è che siano documentati i sei punti sopra. 
Si suggerisce, nella redazione delle procedure, di partire da quelle di tenuta sotto controllo dei documenti e delle registrazioni (può essere un'unica) dove si dettano le regole per:
- redigere i documenti;
- approvarli e distribuirli;
- modificarli quando necessario;
- gestire le copie obsolete;
- controllare i documenti di origine esterna (documenti dei clienti, norme di prodotto, leggi, direttive, etc.);
- identificare, conservare, approvare, distribuire le registrazioni.
Una sorta di questa "procedura delle procedure" la potete scaricare dal nostro sito per capire di cosa si tratta. Importante capire anche che tale procedura diventa poi il "master" per redigere le successive. 
Da ricordare che la documentazione del sistema è formata di un manuale e procedure. Ciò significa che possiamo optare fra una descrizione dei nostri processi tramite un "voluminoso" manuale contenente le procedure oppure uno "snello" manuale che richiama numerose procedure esterne.
La tenuta sotto controllo può avvenire, infine, tramite un software quale il nostro Winquality, per il quale potete richiedere una demo.   

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