INTRODUZIONE

Il benchmarking è un valido strumento di qualità che permette di aiutare l'azienda a migliorare con continuità i propri processi apprendendo dall'esperienza di altri.
Il termine inglese benchmarking è traducibile con "parametro di riferimento", definisce lo standard con cui rapportarsi.
Per prima cosa bisogna valutare i processi operativi per individuare i punti di forza e debolezza dell'azienda; occorre poi individuare le organizzazioni leader che operano con particolare efficienza e confrontarsi con esse al fine di ottenere informazioni utili per migliorare le proprie performance. 
Fu la Xerox, nel 1979, ad introdurre nell'industria contemporanea il concetto di benchmarking. Mai in precedenza si era pensato di migliorare i processi aziendali studiando e imitando le soluzioni più brillanti escogitate da altri. Oggi invece moltissime aziende dispongono di reparti dedicati al benchmarking, diretti da manager specializzati in questo campo.


VANTAGGI 

Il benchmarking permette un miglioramento continuo e un'evoluzione costante all'interno dell'organizzazione.
Grazie a questa tecnica si possono ottenere miglioramenti in dodici aree di attività aziendale:

1. Soddisfare le attese dei clienti
   L'applicazione delle pratiche di successo realizzate da altri permette di soddisfare le aspettative dei clienti, infatti le soluzioni vincenti non esisterebbero se non fossero gli acquirenti a preferirle. Si osserva che le imprese eccellenti mantengono uno stretto contatto con i clienti per comprendere i loro bisogni.

2. Coinvolgere direttamente i membri dell'organizzazione
   Facendo partecipare al benchmarking i rappresentanti di tutte le funzioni e di tutti i livelli aziendali, ci si assicura il consenso, l'appoggio e l'entusiasmo per implementare efficacemente i cambiamenti all'interno dell'organizzazione.

3. Incrementare la competitività
   Gli studi di benchmarking mettono in luce il divario tra risultati attesi e risultati effettivi sul piano concorrenziale spronando l'azienda a migliorare nei punti più critici. Individuando il benchmark gap, ovvero la differenza che separa la media di settore dal top di settore, l'azienda comprende il proprio posizionamento competitivo rispetto ai concorrenti: ad esempio le aziende di produzione più efficaci mettono a punto i nuovi prodotti in tempi anche due volte e mezzo inferiori rispetto alla media di settore, e a metà costo.

4. Determinare obiettivi pertinenti, realistici e raggiungibili

5. Sviluppare un'accurata misurazione della produttività
   Confrontando i processi interni dell'azienda con le pratiche di successo ci si rende conto dei propri punti di forza e di debolezza.

6. Creare supporto e slancio per un cambiamento culturale interno
   Il benchmarking sensibilizza i membri dell'organizzazione sull'esigenza di perseguire un miglioramento continuo in aree come la produttività, il tasso di difettosità, il controllo dei costi diretti e indiretti.

7. Definire e affinare le strategie
   Con il benchmarking, valutando le strategie di altre aziende, si possono formulare e attuare piani strategici più rapidamente e più economicamente che non partendo da zero.

8. Prevedere l'insuccesso
   Il benchmarking segnala all'impresa se e quando comincia a perdere competitività rispetto ai concorrenti in termini di costi, tecnologia, processi gestionali e soddisfazione dei clienti.

9. Testare l'efficacia del programma di qualità

10. Mettere in atto un reengineering
    Il benchmarking è una necessità per le aziende che impostano o rivedono i loro processi e i loro sistemi. Gli esperti affermano che il reengineering non accompagnato dal benchmarking produce miglioramenti molto modesti, nell'ordine del 5-10%, molto lontani dagli incrementi di performance che si registrano frequentemente con un ridisegno radicale dei processi.

11. Promuovere metodi più efficaci di risoluzione dei problemi
    Un metodo di problem-solving consolidato maggiora l'efficacia dei gruppi di lavoro, e consente loro di analizzare a fondo i dati empirici.

12. Incentivare la spinta alla creatività
    Un benchmarking periodico sulle funzioni critiche fa sì che i manager e i membri dell'organizzazione restino aperti a nuove idee, all'evoluzione tecnologica e ai mutamenti di tendenza.

ATTUARE IL BENCHMARKING

Prima di partire con il benchmarking occorrono cinque condizioni essenziali:

• Impegno totale e assoluto del vertice
  E' necessario che il top management sia parte attiva del processo, dimostrandone così al personale tutta l'importanza.

• Apertura al cambiamento e a idee nuove e diverse
  Migliorare significa disponibilità ad assimilare nuove idee ed adattarle alla propria realtà.

• Conoscenza completa delle attività dell'azienda
  Per poter adattare ciò che si apprende da altri occorre prima conoscere in dettaglio i propri processi interni.

• Disponibilità a condividere i risultati coi partner della ricerca
  Occorre fare attenzione a non divulgare segreti e know how, ma è altresì importante fornire informazioni sui propri processi interni in modo gli altri siano disposti a fare altrettanto.

• Dirigenza orientata al miglioramento continuo della qualità 

Qualsiasi cosa può essere sottoposta a benchmarking, ma nella pratica le attività più importanti e suscettibili di miglioramento possono essere individuate attraverso sette criteri-guida:

1. Incidenza percentuale dei costi dell'attività sul totale dei costi 

2. Impatto su qualità, costi o tempi di ciclo

3. Processi o funzioni di importanza strategica

4. Attività di qualsiasi tipo che presentano i maggiori spazi di miglioramento 

5. Attività di qualsiasi tipo suscettibili di miglioramento 

6. Attività di qualsiasi tipo che incidono sui risultati funzionali o aziendali

7. Fattori di qualunque genere che distinguono l'azienda dai concorrenti

Il modo più valido per comprendere il processo di benchmarking è l'utilizzo del ciclo metodologico PSCA:

• PIANIFICAZIONE
  Il piano piano può consistere sia in una revisione su vasta scala dell'attività aziendale, sia in un progetto limitato all'ottimizzazione di un determinato flusso operativo. La pianificazione non va intesa solo come l'attività che precede l'implementazione di un nuovo processo, ma è anche il mezzo per esercitare un monitoraggio costante.
  In questa fase l'organizzazione deve:

  • Assicurarsi che tutti i dipendenti conoscano il significato del benchmarking e credano nei sui vantaggi. E' importante quindi formare i membri dell'organizzazione su tale tecnica.

  • Assicurarsi che il management appoggi concretamente il benchmarking, perché dovrà dedicarvi tempo, allocarvi risorse, ricompensare l'impegno dei partecipanti

  • Individuare cosa sottoporre a benchmarking, ponendosi le seguenti questioni: è imporatante per i nostri clienti? è in linea con la missione e i valori dell'azienda? riflette un'esigenza significativa di businness? è rilevante in termini di costo o sotto altri profili? riguarda un'area nella quale delle informazioni addizionali potrebbero influenzare i piani e le azioni? 

  • Creare un piano di esecuzione del progetto di benchmarking. Occorre stabilire un gruppo di lavoro che si avvalga di strumenti di problem-solving per individuare il processo da sottoporre a benchmarking, per valutare le performance dell'azienda, per individuare parametri di misurazione comuni a tutti i partner ai fini del confronto

  • Scegliere i partner (concorrenti, clienti interni ed esterni, associazioni professionali, associazioni di categoria, ...)

• SPERIMENTAZIONE
  Limitando inizialmente la portata del progetto si può minimizzare lo spreco di tempo o di denaro che potrebbe derivare da un cambiamento inadeguato. 
  Questa fase riguarda la raccolta di dati e informazioni dai diversi partner.

• CONTROLLO
  Tale fase comporta l'esame dei dati per verificare se il piano e i cambiamenti attuati fino a quel momento hanno determinato l'atteso miglioramento di qualità. Più ampio è il divario rispetto all'azienda di riferimento, maggiori sono i margini di miglioramento.

• AZIONE
  In questa fase si utilizzano i dati in direzione del miglioramento dei processi.
  Il passo successivo è il ritorno alla fase di pianificazione per non arrestare il processo di miglioramento, in una logica di sviluppo ininterrotto della qualità.

Il benchmarking impedisce che in azienda vengano istituzionalizzati quei rituali e procedure che hanno contribuito al successo in passato, ma che in un mondo in rapido cambiamento necessitano di continua evoluzione.
Qualsiasi azienda che ritiene di conoscere le risposte a tutti i suoi problemi e di non avere nulla da imparare dagli altri, è destinata a soccombere.
 

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