I passi per implementare il SELF-ASSESSMENT (autovalutazione)

Il processo di Self-Assessment (autovalutazione) può essere implementato nell’organizzazione attraverso 8 generici step. Prima di elencare tali passi, è bene ricordare che il Self-Assessment può essere avviato prendendo in considerazione l’intera organizzazione, oppure una sola unità organizzativa.

STEP 1: GUADAGNARE E MANTENERE L’IMPEGNO DEL MANAGEMENT
Per avere significative probabilità di successo, è necessario assicurarsi il coinvolgimento nel processo del team di senior manager, il quale deve ovviamente avere familiarità con i concetti fondamentali di eccellenza e con il Modello EFQM.
Per incoraggiare l’impegno di coloro che dovranno gestire il processo si possono utilizzare diversi meccanismi, quali:

• Presentare il Self-Assessment come uno strumento strategico che permette all’organizzazione di focalizzarsi su ciò che è fondamentale per la stessa

• Sottolineare l’importanza del processo nell’evidenziare le principali caratteristiche ed esigenze del consumatore e del business

• Presentare altre organizzazione che hanno migliorato la loro posizione competitiva in seguito all’implementazione del processo

La cultura organizzativa ed il livello di comprensione dei concetti fondamentali di eccellenza, incidono notevolmente sulla possibilità di applicare il processo con successo. Generalmente, infatti, è bene che nell’organizzazione predomini una cultura di miglioramento continuo che sia ben compresa da tutti i membri dello staff, e dal management team in particolare. Se tali condizioni non sussistono, è conveniente rinviare l’implementazione del Self-Assessment e concentrarsi sullo sviluppo di una direzione comunemente accettata verso cui l’organizzazione deve dirigersi e sull’identificazione delle ragioni che inducono al cambiamento. 

STEP 2: SVILUPPARE UNA STRATEGIA DI COMUNICAZIONE
E’ importante sviluppare il prima possibile una chiara strategia per il messaggio che si intende comunicare. Il Self-Assessment non deve infatti essere percepito come uno processo burocratico, ma deve anzi essere presentato come un importante componente della formulazione strategica e del business planning. Altrettanto importante è chiarire come il Self-Assessment si pone rispetto alle altre iniziative già introdotte nell’organizzazione, come Bilance Scorecard, Six Sigma,…
E’ necessario inoltre individuare il mezzo di comunicazione più adeguato ai diversi soggetti che si desidera raggiungere. Ad esempio, per le persone che lavorano nell’organizzazione possono essere adatti discorsi mensili, meetings, reports periodici riguardo lo stato di miglioramento delle attività, reporting attraverso Internet,… 

STEP 3: PIANIFICARE IL PROCESSO DI SELF-ASSESSMENT
Esistono quattro tecniche differenti per implementare il Self-Assessment: Questionnaire, Assessment Workshop, Pro-Forma e Award Simulation. Non è possibile identificare a priori la tecnica migliore, occorre bensì valutare quale sia la più idonea alla propria organizzazione. A questo scopo occorre esaminare la cultura che domina all’interno dell’organizzazione in questione (ad esempio applicare Assessment Workshop implica un’atmosfera di collaborazione all’intero del serior management team) ed identificare i risultati che si desidera conseguire. E’ comunque possibile, anzi spesso consigliato, implementare tecniche diverse contemporaneamente.
Importante è poi predisporre momenti di esame dei risultati con una periodicità correlata all’ambiente in cui l’organizzazione opera: se, ad esempio, il mercato è altamente dinamico e cambia rapidamente sono necessari feedback più ravvicinati. Inoltre è utile una strategia per il Self-Assessment che deve riguardare un ampio orizzonte temporale, con differenti tecniche da applicare nell’organizzazione man mano che questa diventa più matura.
Occorre valutare a quale livello dell’organizzazione implementare il Self-Assessment: è possibile prendere in considerazione tutti i livelli, oppure focalizzarsi su alcuni; spesso comunque si procede con progetti pilota in alcune aree definite. Per individuare dove applicare inizialmente il processo è bene valutare quali unità possono rivestire il ruolo di precursori (“early adopters”), chi mostra una naturale disposizione al miglioramento, quali livelli possono essere idonei per valutare il processo in sufficiente dettaglio, dove sussiste una struttura di management chiaramente definita,…
La pianificazione del processo deve comunque prendere in considerazione tutti i seguenti fattori:

• Principali inputs

• Principali stakeholders (sia “esterni” come clienti e fornitori, sia “interni”come i dipendenti)

• Ambiente esterno

• Principali autputs

STEP 4: SELEZIONARE E MOTIVARE LE PERSONE DIRETTAMENTE COINVOLTE NEL PROCESSO
Applicare il Self-Assessment implica la definizione di numerosi ruoli, quali:

• Sponsor: generalmente il senior manager che ha il compito di motivare e dirigere l’introduzione e l’attuazione del Self-Assessment, di assicurare la disponibilità di risorse umane e finanziarie, di comunicare scopi e vantaggi, di attenuare i conflitti, di riesaminare il processo

• Project manager: colui che si assume la responsabilità dell’esito positivo del processo e che deve dirigere il Self-Assessment team, pianificare le azioni da intraprendere, valutare i risultati, individuare eventuali azioni correttive, motivare le persone coinvolte, amministrare le risorse finanziare, monitorare il processo

• Staff: costituito da coloro che contribuiscono al processo mettendo a disposizione tempo e conoscenze, e devono comprendere e comunicare all’esterno scopi e vantaggi

• Assessors: coloro che devono garantire che le persone più appropriate agli scopi prefissi siano coinvolte nel processo; hanno un ruolo fondamentale nelle tecniche di Award Simulation e Pro-Forma ed un ruolo di supporto per Assessment Workshop

• Senior Assessor: se è stato realizzato un gruppo di lavoro composto da Assessors, è bene nominare un Senior Assessor che eserciti la leadership, pianifichi e coordini le attività del team, costituisca l’interfaccia tra il team ed il cliente, comunichi con il project manager

• Facilator: colui che ha il compito di agevolare il processo di decision-making, ed è molto importante in quelle fasi del Self-Assessment in cui il gruppo di riunisce per discutere e prendere le decisioni fondamentali che riguardano gli step successivi

• Data gatherer: colui che ha il compito di ricavare i dati e le informazioni che saranno utili ai membri del team, e che quindi deve comprendere le esigenze del Modello, registrare i dati, identificare le fonti di dati ed assicurarsi che le informazioni raccolte siano significative ed aggiornate

• Report writer: colui che ha il compito di stendere reports completi e coerenti

Occorre ricordare che per motivare e potenziare le risorse umane è opportuno dare alle persone coinvolte nel processo di Self-Assessment la possibilità di frequentare corsi di formazione che sviluppino ed incrementino competenze e conoscenze.

STEP 5: CONDURRE IL SELF-ASSESSMENT
Il principale obiettivo del Self-Assessment è identificare i punti di forza di un’organizzazione e le aree suscettibili di miglioramento. A tal scopo può essere un utile strumento il cosiddetto RADAR Pathfinder card: si tratta di una serie di quesiti ai quali rispondere per implementare nel modo più efficace ed efficiente il Self-Assessment. Tali quesiti permettono di identificare e focalizzarsi su:

• RISULTATI: ciò che l’organizzazione cerca di conseguire. I risultati devono riguardare la performance dell’organizzazione sia dal punto di vista finanziario sia operativo, e devono rispecchiare le esigenze degli stakeholder. In un’organizzazione eccellente i risultati mostrano un trend positivo, ovvero con il passare del tempo si conseguono risultati sempre più significativi. Importante è far in modo che  la performance dell’organizzazione possa essere confrontata con quella di altre imprese all’esterno per valutare in modo migliore la propria posizione competitiva, possibilmente il confronto dovrebbe riguardare le migliori organizzazioni esterne (“best in class”) come suggerisce la tecnica del Benchmarking. Inoltre è opportuno analizzare la relazione di causa ed effetto tra metodi adottati e risultati conseguiti, e concentrarsi sulle aree più significative per la propria organizzazione

• INTRODUZIONE: ciò che l’organizzazione pianifica per conseguire i risultati. Le organizzazioni eccellenti adottano approcci efficaci che rispecchiano i bisogni attuali e futuri dell’impresa e degli stakeholder, e si focalizzano su processi ben definiti. Tali metodi devono essere ben integrati tra loro e con la strategia dell’organizzazione

• IMPLEMENTAZIONE: ciò che un’organizzazione fa per adottare gli approcci suddetti. In un’organizzazione eccellente il Self-Assessment viene implementato nelle aree più rilevanti e significative, e in modo sistematico.

• VERIFICHE E RIESAMI: ciò che un’organizzazione fa per riesaminare e migliorare i metodi adottati e la loro implementazione. In un’organizzazione eccellente i metodi, e la loro implementazione, sono soggetti a periodiche misurazioni nell’ottica del miglioramento continuo

STEP 6: CONSIDERARE OBIETTIVI E PRIORITA’
Fondamentale è prefiggersi il prima possibile i risultati da conseguire e stabilire delle priorità. E’ importante comunque rapportare i risultati con la strategia ed il processo di business planning, ed è bene quindi che l’esame degli obiettivi sia responsabilità del senior management team. Inoltre stabilire delle priorità permette di mantenere elevata la motivazione del personale coinvolto che si potrà concentrare su un numero definito e limitato di obiettivi principali. A tal scopo bisogna quindi, una volta identificate le aree e le questioni principali e suscettibili di miglioramento (Step 5), rispondere ad una serie di quesiti, quali: Cosa è importante per noi? Dove è necessario migliorare? Quali aree sono fondamentali per nostro business?…
Per poter definire le priorità tra le azioni di miglioramento che si desiderano intraprendere è possibile considerare due importanti fattori: l’impatto del cambiamento, e la facilità o difficoltà di implementare il cambiamento. Inoltre è importante valutare l’intera organizzazione, i punti di forza e di debolezza, la catena del valore, per poter distinguere ciò che è essenziale da ciò che non lo è.

STEP 7: STABILIRE ED IMPLEMENTARE PIANI D’AZIONE
Occorre stabilire un metodo strutturato per implementare i piani d’azione fissati, che si può comporre dei seguenti passi:

• Produrre una sintesi dei problemi da affrontare

• Definire ciò che è necessario realizzare

• Determinare gli indici di successo

• Pianificare il tempo a disposizione e l’utilizzo delle risorse

• Definire le responsabilità

• Assicurarsi che le azioni siano coerenti con il processo di pianificazione dell’intera organizzazione

Importante è comunque comunicare a tutte le parti interessate i piani d’azione.

STEP 8: MONITORARE L’EVOLUZIONE DEI PIANI D’AZIONE E RIESAMINARE IL PROCESSO DI SELF-ASSESSMENT
Il processo di implementazione delle azioni di miglioramento deve essere periodicamente riesaminato, ad esempio includendo l’analisi delle azioni derivanti dal Self-Assessment nei momenti di verifica e controllo già consolidati all’interno dell’organizzazione. Inoltre registrare i risultati ottenuti è utile per successivi Self-Assessment e per mantenere elevato l’impegno del management. Le domande che i responsabili del riesame dovrebbero porsi in questa fase possono essere: Abbiamo raggiunto ciò che avevamo stabilito? Abbiamo rispettato tempi e budget? E’ possibile ampliare gli scopi del Self-Assessment? Sono state coinvolte le persone più idonee? I metodi di raccolta dati sono stati efficienti? Come sono state utilizzate le informazioni raccolte? Quali sono le conseguenze dell’implementazione del Self-Assessment?…

 
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